Notionは何がすごいの?タスク管理で仕事・生活・勉強を効率化!

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管理人
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ここがNotion沼かあ…

最近よく聞くNotion
少し前にはYouTubeでAI機能の広告が流れていましたが、そもそもNotionとは何なのでしょうか。

この記事では、1か月前は「Notionって何?」状態だったのが今ではNotion沼にどっぷり浸かってしまった管理人がNotionの魅力を紹介します。

仕事効率化に超役立つNotionをぜひ使ってみてください!

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Notionはどんなツール?

Notion

まずはNotionがどんなものかご紹介していきます。

Notionとは

Notionは、簡単に言ってしまえば「超高機能メモ帳」「じぶんホームページ」です。

非公開のホームページの形式でメモやカレンダー、タスク一覧などを自由に作成することができます。

ブラウザ・デスクトップアプリ・スマホアプリからアクセスすることができ、情報を複数のデバイス間で共有できます。

また、ページを複数人で共有する、Webページとして公開する、などの使い方もできます。

Notion AIというAI機能も搭載されています。
Notion AIにNotionとは何かを解説してもらいました。

Notionは、情報を整理し、仕事を計画するためのツールです。日記、予定表、メモなど、あらゆる情報をひとつの場所にまとめることができます。パソコンやスマホからアクセスできて、自分だけでなく他の人とも情報を共有することができます。つまり、Notionは、情報を書き留めたり、整理したり、共有したりするための便利なツールなんです。

Notionで具体的に何ができる?

Notionを使えば、極論なんでもできます

例を挙げてみます。

  • ToDoリスト
  • 仕事の進捗管理
  • メモ帳
  • カレンダー
  • ブログ
  • 日記
  • 家計簿
  • ブックマーク
  • ポートフォリオ
  • テキストデータやファイルの整理・保管

これらは基本的な使い方で、工夫次第で「自分のことがなんでも記録できるツール」を作ることができるのです。

Notionの料金は?

Notionは基本無料で使えますが、有料のプランも提供されており、フリープランは一部機能に制限があります。

また、プラン料金とは別料金で、AI機能のオプションがつけられます。

各プランを簡単に比較してみます。

フリープラスビジネスエンタープライズ
年払いの月々価格(日本円)0円8ドル(約1,200円)15ドル(約2,200円)要問合せ
ターゲット個人小さいグループ企業内のチーム企業
削除したページの履歴7日30日90日無制限
アップロードできるファイル量5MB無制限無制限無制限
公開ホームページのカスタムドメイン×
オートメーション×
為替レートは2024年2月のものです

ビジネス・エンタープライズプランは企業向けとなっており、個人で利用するのであればフリー・プラスのどちらかで十分でしょう。

管理人
管理人

後で詳しく紹介しますが、私は学割でプラスプランを利用しています!

単にタスク管理だけをしていくならフリープランでも十分だと思います。
ただし、アップロードできるファイル量が5MBに制限されているのは不便です。
Notionは情報を一元管理できるのが魅力なのですが、画像やPDFファイルをどんどんアップロードするとすぐに容量がなくなりました。
プラスプランにすれば容量が無制限になり、ファイルの整理や端末間での共有に役立ちます。

Notion AIは年払いで月々8ドル(約1,200円)で、様々なAI機能(質問、要約、翻訳、構成、下書きの提案など)が無制限で使えます。
無料の場合は回数制限があります。

Notionに学割はある?

Notionには学割プランがあります。
学割が適用されると、プラスプランを無料で利用することができます

管理人
管理人

ワークスペースにメンバーを追加する機能だけが制限されていますが、通信制大学生は孤独なので問題ないです。

学生であることの認証は、教育機関から発行されたメールアドレス(末尾が.ac.jpなど)をアカウントに登録することで行われます。

最初に別のアドレスで登録していても、教育機関のアドレスに変更すれば学割が使えます。

Notionの基本的な使い方をNotion AIに聞いてみた

AIに依頼

Notionの基本的な使い方を見ていきます。

Notionは工夫次第で自分に合ったページを自由自在に作ることができますが、はじめのうちは少しややこしい部分もあります。

Notionの基本的な使い方をNotion AIに聞いてみました。

Notionはノート、データベース、タスク管理、プロジェクト管理など、多機能な作業空間です。以下は、Notionの基本的な使い方です:

  1. ページの作成:Notionの左側のサイドバーで”+”アイコンをクリックすると新しいページを作成できます。ページのタイトルを入力し、その下に内容を追加します。
  2. ブロックの追加:ページ内でEnterキーを押すと新しいブロックが作成されます。テキスト、見出し、リスト、画像、埋め込みなど、さまざまなタイプのブロックを追加できます。
  3. ブロックの移動:ブロックをドラッグアンドドロップで移動できます。また、ブロックを別のブロックの下にドラッグすると、そのブロックのサブブロックとして配置されます。
  4. データベースの作成:データベースを作成するには、ページ内で”/”キーを押し、出てくるメニューから”Table”や”Board”などを選びます。
  5. テンプレートの使用:Notionは多数のテンプレートを提供しています。テンプレートは、特定のワークフローやプロジェクトのための既製のページです。
  6. 共有と協働:ページの右上にある”Share”ボタンをクリックすると、他のユーザーとページを共有できます。共有設定では、他のユーザーがページを閲覧のみか、編集可能かを設定できます。

これらはNotionの基本的な使い方ですが、Notionの強力な機能を最大限に活用するには、実際に使ってみて慣れることが一番です。

だそうです。

管理人
管理人

Notionに慣れていると分かりやすい説明だなと思いますが、「ブロック」「データベース」などの用語が並んでいて難しそうですね。

Notion用語を解説

Notion 用語

Notionで独特の意味を持って使われている単語を簡単に解説します。

Notion AIの力も借りながら見ていきましょう。

ページ

Notion サイドバー

Notionはぺージで構成されています。
まさに「じぶんホームページ」なのです。

最初にNotionを開いたとき、サイドバーに見えているのがページのリストです。
それぞれのページがそれぞれのURLを持っています。

また、ページの中にページを作り階層化することもできます(子ページといいます)。

Notionはページを増やしたり、子ページにして整理したりするのが基本の使い方です。

Notion AIにも「ページ」について聞いてみました。

Notionのページは、情報を整理し、管理するための基本的な単位です。ページは自立して存在することも、他のページのサブページとして存在することもできます。

ページは、テキスト、画像、リスト、表、埋め込みなど、さまざまな種類のブロックを追加してカスタマイズできます。また、各ページにはタイトルとアイコンを設定することができ、これらはページの見出しとして機能します。

ページの中にはさらに新たなサブページを作成することが可能で、これにより階層的な情報の整理が可能になります。また、ページはリンクを通じて他のページと関連付けることができます。

Notionのページは、個人的なメモからプロジェクト管理、ナレッジベース作成など、多岐にわたる用途に使用することができます。それぞれのページはユーザーのニーズに合わせてカスタマイズし、情報を効率的に管理するためのツールとして活用できます。

ブロック

Notion ブロック

Notionのページは、ブロックでできています。

ページを表示して、左側にプラスマークと点6個が表示されているところが、1つのブロックです。

ブロックには様々な種類があります。例を挙げてみます。

  • テキスト
  • 箇条書き
  • トグル(テキストを折りたたむことができる)
  • チェックボックス
  • 画像

また、Webページをそのまま埋め込んだり、様々な外部のサービス(Googleドライブ、Figma、Slackなどなど)と連携させたりもできます。

ブロックの様々な機能を駆使して、自分好みのページを作れるのがNotionの沼ポイントです。

ブロックについてもNotion AIに聞いてみました。

Notionのブロックは、ページを構成する基本的な要素です。テキスト、見出し、リスト、画像、表、埋め込みなど、さまざまなタイプのブロックが利用可能です。また、ブロックは自由に移動させることができ、ページを自由にカスタマイズすることが可能です。

特に、Notionのブロックは互いにネストすることができ、これにより複雑なページ構造を作成することが可能です。例えば、テキストブロックの中にリストブロックをネストさせることで、段落の中に箇条書きのリストを作成することができます。

また、一部のブロックは「開閉式ブロック」や「カラムブロック」のように特殊な機能を持っています。開閉式ブロックは内容を折りたたんで表示することができ、情報をコンパクトに整理するのに役立ちます。カラムブロックはページを複数の列に分割することができ、情報を並列に表示するのに便利です。

ブロックは単独で存在することも、他のブロックと組み合わせて利用することもできます。これにより、ユーザーは自分のニーズに合わせて情報を効率的に整理し、管理することができます。

データベース

Notion データベース
プリセットのデータです。
管理人
管理人

正直これが難しい

データベースは、簡単に言えばページの集合体です。
集合するページは同じプロパティ(日付、タグなど)で整理されています。

集計されたExcelやスプレッドシートを想像してください。
表の行が1つの「ページ」、列が「プロパティ」というイメージです。

データベースが使いこなせるようになると、Notionの便利度が一気に加速します。

データベースについてもNotion AIに聞いてみました。

Notionのデータベースは、情報を構造化して管理する強力なツールです。データベースは、ページを含むブロックの一種であり、個々の項目(エントリ)を行として表示します。各エントリは自身がページであり、その中にさらに詳細な情報を追加することができます。

データベースには、さまざまなプロパティを設定できます。これにより、テキスト、数値、日付、選択肢、チェックボックスなど、様々な種類の情報を管理することが可能です。また、これらのプロパティはデータベースの列として表示され、一覧性を持たせます。

Notionのデータベースは、表形式の他にも、カンバンボード形式、カレンダー形式、リスト形式、ギャラリー形式といった複数の表示形式を選択することができます。これにより、情報を視覚的に整理し、任務管理、スケジューリング、カタログ作成など、さまざまな用途に対応できます。

さらに、Notionのデータベースは、フィルターやソート、ビューの保存といった高度な機能を提供します。これにより、大量の情報を効率的に管理し、必要な情報を素早く見つけることが可能になります。

Notionのデータベースは、その強力な機能と柔軟性により、個人的な情報管理からチームのプロジェクト管理まで、幅広い用途に利用することができます。

ワークスペース

ワークスペースは、ページの集まりです。

個人、もしくはグループの情報はすべてワークスペースに格納されます。

これもNotion AIに聞いてみました。

Notionのワークスペースは、ページ、ブロック、データベースなど、すべてのコンテンツが組織化され、保存される場所です。これは個人的なプロジェクトを管理するための個人ワークスペースであるか、または複数のメンバーが共有し、協力して作業を進めるためのチームワークスペースであるかもしれません。

ワークスペースは左側のサイドバーに表示され、そこから作成したすべてのページとデータベースにアクセスすることができます。また、ワークスペース内のページはネストされ、階層的な構造を作成することができます。

チームワークスペースの場合、メンバーはページやデータベースを共有し、リアルタイムで協働することが可能です。ワークスペースの設定では、メンバーの権限を管理し、どのページが公開され、どのページがプライベートであるかを制御することができます。

Notionのワークスペースは、情報を一元化し、整理するための中心的な場所であり、個人的なメモからチームのプロジェクト管理まで、幅広い用途に適しています。

テンプレート

Notionでいう「テンプレート」には2種類があります。

Notion公式やユーザーが制作した「テンプレート」

まずはこちらのテンプレートを使うことが多いと思います。

あらかじめ用途に合わせてブロックが配置されているページです。

プリセットの状態では、サイドバーにNotion公式が用意したテンプレートのページが表示されています。

また、サイドバーの「テンプレート」からテンプレートを追加することができます。

Notion公式が提供するもののほか、ユーザーが公開している無料もしくは有料のテンプレートをダウンロードして使うことができます。

データベースの「テンプレート」

データベースに繰り返し同じページを追加するために、テンプレートを作ることができます。

ワンクリックでページを複製し、データベースにデータを追加できます。

管理人流Notion活用法

俺のNotion

ここからは私のNotionの使い方を紹介していきます。

管理人
管理人

フリーランスで通信制大学生です。

仕事・勉強・趣味・健康管理のすべてにNotionを活用しています!

案件ごとのタスク管理

Notion プロジェクト&タスク

「プロジェクト&タスク」のテンプレートをカスタマイズして使っています。

クライアント1件を1つのプロジェクトとして、タスク・サブタスクを階層化しています。

依頼内容を1か所にまとめてメモすることで振り返ることができます。

フリーランスで複数のクライアントと仕事をしている人にはとてもおすすめです。

管理人
管理人

プロパティのカスタマイズが楽しすぎてもはや効率化になっているのかわかんない

生活習慣の記録

Notion ボタン

Notionのブロックには「ボタン」があり、クリックするだけでページを追加・編集など任意の動作を設定することができます。

これを利用して、起きた時間や寝た時間、食事の時間を記録しています。

また、Notionには関数もあります。

時間計算の関数を利用して、食事と食事の間の時間などを記録しています。
睡眠時間も計算できます。

管理人
管理人

午前中は仕事、午後は勉強、夜は趣味の時間と大まかに決めています。
それぞれにどれくらい時間をかけられるのか記録を取っています。

日記も書ける

生活習慣記録のその日のページに、日記も書きこんでいます。

Notion 日記テンプレ

書く内容に困らないように、テンプレートで見出しを用意しています。

管理人
管理人

筆記開示(エクスプレッシブ・ライティング)の欄を作り、毎日のもやもやを解消してから寝るようにしています。

気分の記録

Notion 気分ボタン

その時の気持ちに応じてボタンを押します

それぞれのボタンにはスコアが割り振ってあり、合計値を見ることで日ごとの感情の浮き沈みを可視化しています(できてる?)

今の感情を簡単にですが言語化することができます。

また、なんとなくですが、ストレス解消になる気がします。

ストレス解消になるかどうかについて、Notion AIに聞いてみました。

一部の研究では、パソコンの画面上のボタンをクリックする行為が、一種のリズムを生み出し、それがストレス解消につながる可能性が示唆されています。これは、リズム的な動作が心地よさを感じさせ、リラクゼーション効果をもたらすからです。ただし、これはあくまで一部の研究の結果であり、全ての人に当てはまるわけではないという点を理解しておくことが重要です。

よく使う画像の保管庫

Notionアイコン置き場

SNSのアイコンなど、よく使う画像を整理して置いておくことができます。

管理人
管理人

いろいろなクラウドサービスを使いましたが、使い勝手が好みでなかったり容量がいっぱいになってしまったり……

これからは大事なものはNotionに移して整理していきたいです。

ポートフォリオ

フリーランスとしての制作物をまとめるために、Notionの公開ページでポートフォリオを作っています。

管理人
管理人

これまでいろいろなサイトでポートフォリオを作ってきましたが、Notionはやはりカスタマイズ性が高いのが魅力です。

ただし画像や動画を貼るならプラスプラン以上にしないと容量が足りないかもしれません。

卒論

管理人
管理人

進捗ダメです

「論文執筆」のテンプレートをカスタマイズして、卒論に関する情報をまとめたページを作っています。

下書きもNotionに書きこんでいます。

タスクや参考文献、文学系なので作品の出版年などをデータベース化しています。

埋め込みを使ってとりあえず開くページを作る

Notionのページにはさまざまな埋め込みブロックがあり、自由に配置することができます。

卒論のページにはSpotifyで好きな曲を埋め込んでいます。
やる気スイッチです。

また、Notionの埋め込みウィジェットを作れるサイトが色々あり、ページをさらにカスタマイズすることができます。

私はindifyというサイトで作った時計と提出日までのカウントダウンを表示しています。

Notionはこんな人におすすめ

Notionをおすすめしたい人をまとめました。

こんなあなたにこんな使い方がおすすめ
フリーランスプロジェクトとタスク管理・スケジュール帳
ブロガーネタ帳・情報のリンク置き場・アイコン素材置き場
クリエイターポートフォリオ・プロジェクトの情報まとめ
学生ノート・時間割・論文執筆
健康管理したい人生活習慣記録・日記・薬や病院の記録
就職・転職活動中の人履歴書や職務経歴書
管理人
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極論全員

Notionでチャンスを逃さない!いつでも万全の自分に

Notionの特徴や基本的な使い方、実際に私が使っている方法を見てきました。

Notionは自分に関するすべての情報を収集し、整理して配置することができる非常に便利なツールです。

ぜひ利用して効率化を進め、仕事もプライベートも充実させていきましょう!

管理人
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遊びすぎには注意です

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